上海企业外债备案的规定需结合国家相关政策及上海当地的具体措施来综合考量。

2023年2月10日起施行的《企业中长期外债审核登记管理办法》（国家发展和改革委员会令第56号），适用于中华人民共和国境内企业及其控制的境外企业或分支机构，向境外举借的、以本币或外币计价、按约定还本付息的1年期（不含）以上债务工具的事前审核登记。企业应当由境内控股企业总部（总公司、总行等）向国家发展改革委提交申请报告并附具有关文件。

根据该办法及相关配套的常见问题解答，主要规定如下：

明确了“间接借用外债”模式中“主要经营活动在境内”的界定：“主要经营活动在境内的企业”的界定应遵循实质重于形式的原则，从财务指标、经营情况等方面进行判断。如境内企业营业收入、净利润、总资产或者净资产的任一指标占发行人/借款人同期经审计合并财务报表相关数据比例超过50%，且经营活动的主要环节在境内开展或者主要场所位于境内，应按照规定进行申请。

以“内保外贷”模式开展的外债受发改委规范：境外母公司拟在境外举借私募债，拟由境内子公司和孙公司为该贷款提供1年期以上跨境担保，此情况需要办理企业外债审核登记。

新增申请材料：相较于以往，办事指南新增了提供承销机构出具的尽职调查报告和真实性承诺函（申请境外发行债券的）以及专业机构出具的法律意见和真实性承诺函作为外债审核登记的申请材料的要求。

规定2023年2月10日前根据2044号文取得发改委外债备案登记的中长期外债项目，企业根据2044号文已获得的发改委外债备案登记依然有效，此类项目无需仅因56号令施行而重新办理外债审核登记；企业应按照发改委针对外债的有关要求遵守外债风险管理和事中事后监管的有关规定。

另外，中国（上海）自由贸易试验区临港新片区开展了外债登记管理改革试点。在该片区内，符合条件的企业可以办理一次性外债登记，不再逐笔办理外债签约登记。试点企业只需在其自身额度内办理一次外债登记，无需逐笔办理签约、提款、变更、注销登记；可在登记金额内自行在银行直接办理外债资金借、用、还，无需多次往返外汇局；可以在一次性外债登记额度内多次借用外债，循环使用外债资金；并且在一次性外债登记额度内，可向不同的境外主体借债。

企业办理外债签约登记时通常所需资料如下（法规依据：汇发〔2013〕19号，银发〔2017〕9号，银发〔2020〕64号等）：

申请书（无规定格式，企业自拟）。内容包括但不限于债务人与债权人基本情况，本次登记外债金额、利率、期限、用途、选择投注差/宏观审慎模式举借外债、最近一期财务报表等要点。

从银行之外的机构或个人借入人民币外债的，应了解债权人的人民币资金来源并在申请中说明。

最近一期财务报表指货币资金、其它应收款、净资产、总资产等的期末余额，如金额较大的请说明资金充足为何还要借入外债。

外债合同正本，须明确借款金额，利率，期限，用途，还款时间及适用法律等重要条款。需明确双方中英文名的，借款合同中应注明，之后该笔外债进账所示名称应与之相匹配。合同为外文的应另附合同主要条款的中文译本。经其他外债管理部门批准逐笔借用外债的，还应提供相关批准文件。对外发行债券的，需提供发行通函、认购协议正本及协议主要条款复印件、全球债券证书等材料，材料为外文的应另附主要内容中文译本。

中资企业应提供营业执照复印件、上年度或最近一期经审计的财务报告复印件等材料。

外商投资企业应提供批准证书或《外商投资企业设立/变更备案回执》复印件、营业执照复印件等材料。选择宏观审慎管理模式的，还应提供上年度或最近一期经审计的财务报告复印件等。

需注意，上述材料均需加盖企业公章。。

同时，企业还需注意以下事项：

首次举借外债时，借款人须选择采取“投注差”管理模式或“宏观审慎”管理模式。

除另有规定外，外商投资企业借用的短期外债余额和中长期外债发生额之和不得超过经商务主管部门核准或备案的投资总额与其注册资本的差额（以下简称“投注差”）。外商投资企业实际可借用外债额度等于外方股东资本金到位比例乘以“投注差”。

宏观审慎模式下企业外债额度上限不超最近一期经审计报表中的净资产的2.5倍（非银行）。

2007年6月1日之后新设外商房地产企业，不得举借外债。

外商投资性公司的外债规模按以下原则管理：注册资本不低于3000万美元的，其外债规模不得超过实收资本的4倍；注册资本不低于1亿美元的，其外债规模不得超过实收成本的6倍。

外商投资融资租赁公司的最高可借额度，应根据外商投资融资租赁公司提供的上年度经审计的报表，计算出上年度末风险资产总额（A），再计算净资产的10倍（B），然后将（B-A）作为新年度期间该公司可新借外债的余额的最高限额。借用外债形成的资产全部计算为风险资产。

建议企业密切关注国家外汇管理局上海市分局及相关部门的政策发布和更新，以确保外债备案符合最新规定。同时，具体办理外债备案时，可咨询当地外汇管理部门或专业的金融机构，以获取更准确和详细的指导。