在办理境外投资备案时，所需提交的文件与材料通常包括以下几个方面，以下是对这些材料的详细解析：

一、基础文件与材料

申请书：主要涵盖投资主体情况、境外企业名称、股权结构、投资金额、经营范围、经营期限、投资资金来源、投资具体内容等详细信息。

《境外投资申请表》：由申请人自备并填写，加盖企业印章。

营业执照复印件：提供企业的营业执照副本复印件，确保信息清晰、准确。

二、投资相关文件

境外投资相关合同或协议：提供与境外投资相关的所有合同或协议，确保合同内容符合法律法规要求。

《境外并购事项前期报告表》（如涉及并购）：对于并购类境外投资，需提交此表格，详细说明并购事项的相关情况。

三、合规性文件

出口准许材料：如果境外投资涉及限制出口的产品或技术，需提供有关部门出具的准许出口的材料。

境外投资真实性承诺书：企业需出具承诺书，承诺所提供的所有材料和信息均真实、准确、完整。

四、其他必要文件

“企业拟成立境外全资子公司”的决议：如计划设立全资子公司，需提供相关决议文件。

项目背景说明：详细阐述境外投资项目的背景、目的、预期效益等情况。

投资主体股权架构图：提供追溯至终实际控制人的投资主体股权架构图，确保股权结构清晰透明。

资金证明（存款证明原件）：提供企业新的资金证明，如银行存款证明等，以证明企业具备足够的投资资金。

审计报告：提供企业新的经审计的财务报表和审计报告，以证明企业的财务状况良好。

注意事项：

所有提交的文件和材料必须真实、准确、完整，不得有虚假信息或隐瞒重要事实。

根据不同国家和地区的法律法规要求，可能还需要提交其他特定的文件或材料。

在提交材料之前，建议企业仔细核对所有文件，确保格式规范、内容完整。

以上是办理境外投资备案所需提交的主要文件与材料。在实际操作中，企业应根据具体情况向相关部门进行详细咨询，以确保提交的材料符合法规要求。